يتوجب على مفتش الآثار معرفة طرق كتابة المذكرات العلمية والإدارية، فيجهل العديد من المفتشيين على وجه الخصوص مفتشي الآثار الجدد المستجدين طرق كتابة المذكرات العلمية والمذكرات الإدارية، وفى هذا المقال سنتعلم كيفية كتابتها بخطوات مبسطة وأسباب وأوقات كتابتها.
كيفية كتابة المذكرة العلمية
يتصل بالعمل اليومي للوزارة كل ما له صلة بالناحية العلمية حيث ان وزارة الآثار المصرية هيئة علمية، تهدف للحفاظ على التراث المصرى القديم، ولذلك تنشأ مشكلات يومية نتيجة للتوسعات العمرانية وازراعية وإقامة العديد من المشروعات الصناعية، بالأخص عند إقامة إحداها على أراض أثرية أو بالقرب منها.
وهنا يستوجب على المفتش الأثرى كتابة المذكرة العلمية عن الموقع الأثرى أو أثر قائم لتأكيد أهميته من عدمه، وعلى ضوء المذكرة العلمية يتخذ القرار بالموافقة أو الرفض، كما أن هناك جهات تطلب معلومات عن موقع أثرى أو أثر، وهنا يجب كتابة تلك المذكرة، كما أن هناك ما تنشره بعض الصحف خطأً عن الآثار، فيجب الرد عليها.
عناصر المذكرة العلمية
1- التنويه عن الجهة الطالبة، والسبب الذى أستدعى كتابة المذكرة.
2- مقدمة تاريخية عن الموقع لا تزيد عن سطرين أو ثلاثة.
3- موقع الأرض أو الأثر.
4- نوعية الأثار الموجودة بالموقع وأهميتها.
5- ذكر أسماء العلماء الذين عملوا بالموقع.
6- إستخدام الصور الفوتوغرافية وترفق مع المذكرة إن أمكن.
7- لا داعى لذكر المراجع العلمية.
8- يجب إبداء الرأى بنهاية المذكرة العلمية من ناحية الأهمية الأثرية أو عدم الأهمية مع ذكر الأسباب.
كيفية كتابة المذكرة الإدارية
هناك بعض الموضوعات التى لم يتم البت فيها، أو تُثار مرة أخرى على الرغم من إتخاذ إجراء سابق تجاهها، أو قيام أى جهة من الجهات بإثارة موضوع من الموضوعات وهنا يستوجب الرد عليها، وحيث أن لكل موضوع ملف موجود بإدارة المحفوظات.
فهنا لابد من الرجوع لهذه الملفات لإعداد الرد المطلوب، ويفاجئ الموظف الذى سيقوم بالرد بأن الموضوع يتكون من عدة أجزاء من المكاتبات والمذكرات، وأحياناً يتفاجئ بأن هذا الموضوع قبل مولده، أو قبل توليه العمل فيشعر بخيبة أمل، ويشعر بأنه لا يستطيع إستيعاب هذه المكاتبات والمذكرات، لكن الموضوع فى منتهى البساطة.
عناصر المذكرة الإدارية
1- إحضار الملفات الخاصة بالموضوع من إدارة المحفوظات بأمر كتابى من الرئيس المباشر.
2- عنونة المذكرة بأسم الموضوع.
3- ليس مطلوباً من الموظف نسخ هذه المكاتبات.
4- البدء بأقدم تاريخ ، أى من بداية الموضوع.
5- يتم تحرير المذكرة فى نقاط مسلسله.
6- يذكر فقط فى كل نقطة تاريخ الخطاب الوارد ورأى الجهة الطالبة والإجراء الذى أتُبع.
7- فى نهاية المذكرة يقوم الموظف بالتوقيع وعرضها على رئيسه المباشر.
المصدر: من مذكرات عالم الآثار الراحل مطاوع بلبوش جعله الله فى ميزان حسناته.